Najważniejsze zasady rozliczania podróży służbowej

Dotyczy to wyjazdów kobiet w ciąży i pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4. Osoby te mogą jeździć w delegacje, ale niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie od nich zgody na wyjazd. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztów (art. 11a ust. 2 updof oraz art. 15 ust. 1 updop). Nocuje w Londynie, gdzie oczekuje na połączenie do Rio de Janeiro.

Jeżeli w umowie o pracę jako miejsce pracy wskazana jest jedynie miejscowość, to pracodawca może wyznaczać czasowo różne punkty świadczenia pracy przez pracownika na terenie tej miejscowości poleceniem służbowym. Oczywiście, obliczenie czasu trwania podróży służbowej i związanych z nią obowiązków nie zawsze jest proste i oczywiste i w wielu sytuacjach może wymagać głębszej analizy. W takich przypadkach zachęcamy do skorzystania z naszego profesjonalnego wsparcia.

Połączenie podróży służbowej z pobytem prywatnym

Zleceniodawca powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki związane z należytym wykonaniem zlecenia (art. 742 Kodeksu cywilnego). Zasady związane z kwestią zwrotów określonych kosztów dla zleceniobiorcy powinny być doprecyzowane w treści umowy zlecenia, co pozwala przede wszystkim uniknąć możliwych sporów i nieporozumień między stronami stosunku cywilnoprawnego. Jeżeli pracownik z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł wrócić z delegacji w planowanym terminie i doszło do jej przedłużenia, powinien niezwłocznie powiadomić o tym fakcie pracodawcę, nie podejmując bez uzgodnienia z nim żadnych działań, takich jak np. Samodzielna decyzja o powrocie innym środkiem transportu czy skorzystanie z alternatywnego połączenia lotniczego. Zawsze bowiem do pracodawcy należy decyzja o wyborze środka transportu. Opłatę za przesyłkę lub przewiezienie niezbędnych dla pracownika materiałów służbowych, ściśle powiązanych z realizacją celu wyjazdu.

6.1. Przewóz bagażu w delegacji krajowej

• Zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych, udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE.
• Oskładkowaniu nie podlegają również przychody wymienione w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
• Obejmuje to zarówno sytuacje, w których pracownik nie mógł otrzymać takiego dokumentu (np. awaria zasilania uniemożliwiająca wydruk faktury), jak i sytuacje, gdy go utracił (np. zagubił).
• 1 jest składane według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

W podstawie tej nie uwzględnia się wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Oskładkowaniu nie podlegają również przychody wymienione w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Rozporządzenie rezerwacja hotelu to wyłącza z podstawy wymiaru składek ZUS m.in. Dzięki wprowadzeniu powyższych regulacji kierowcy wykonujący przewozy w ramach międzynarodowych przewozów drogowych mogą skorzystać z ograniczeń w zakresie opodatkowania i oskładkowania ich dochodu z tego tytułu. Jednak z tym zastrzeżeniem, że ustalony w ten sposób miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

1.1. Treść polecenia wyjazdu

Odbywanie podróży w ten sposób może spowodować, że pracodawca nie będzie musiał zapewniać pracownikowi dodatkowego wolnego dnia. Przepisy prawa pracy nie określają bezpośrednio maksymalnego czasu trwania delegacji. Powszechnie przyjmuje się jednak, że wyjazd w delegację stanowi wyjątkowe i incydentalne zjawisko wśród pracowniczych obowiązków. Jest zatem pewnym odstępstwem od zobowiązania pracownika do świadczenia pracy w określonym miejscu, a jako odstępstwo nie może trwać zbyt długo. W praktyce przez analogię przyjmuje się, że delegacja może trwać maksymalnie 3 miesiące (art. 42 § 4 k.p. – przepis ten dotyczy możliwości czasowego powierzenia innej pracy niż wynikająca z umowy o pracę, a nie tej samej pracy, ale w innym miejscu). Co prawda dyskusyjne jest bezpośrednie zastosowanie tego przepisu do podróży służbowych, ale wynika z niego, jaką ustawodawca dopuszcza długość odstępstwa od ustalonych w umowie zasad.

3. Zadanie służbowe

Wspomniana nowelizacja zlikwidowała możliwość wykonywania zadań służbowych przez kierowców w międzynarodowych przewozach drogowych w ramach podróży służbowej. Przepis art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców wprost określa, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej. Z rozporządzenia o podróżach służbowych wynika, że podróżą jest również wykonywanie zadania w miejscowości zamieszkania pracownika, jeżeli nie pokrywa się ona z miejscem jego pracy.

Pracownik w ramach wyjazdu szkoleniowego spełniającego kryteria podróży służbowej miał zapewniony lunch w porze obiadowej. Po powrocie złożył oświadczenie, że w ramach lunchu podawana była wyłącznie kawa i herbata oraz kanapki. Tego rodzaju posiłek należałoby potraktować bardziej jako przekąski niż pełnowartościowy obiad i dlatego nie powinien on wpłynąć na wysokość diety. W przypadku wyjazdu poza granice Polski pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaliczki nawet bez wniosku pracownika. Wskazuje na to zawarte w przepisach określenie „pracownik otrzymuje zaliczkę” (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych).

1. Czas trwania podróży zagranicznej

U pracodawców zobowiązanych do opracowania regulaminu wynagradzania regulamin podróży służbowych stanowiłby rozszerzenie postanowień rozporządzenia. Wprowadzenie zatem regulaminu podróży służbowych jest zmianą regulaminu wynagradzania, która wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie (art. 772 § 2 i 6 k.p.). Z przepisów art. 21a oraz art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców wynika, że w przypadku kierowców obowiązuje autonomiczna względem art. 775 k.p. Zakres pojęciowy zadania służbowego, które powinno być celem podróży służbowej, nie dotyczy jedynie zakresu obowiązków pracownika.